Jeśli w Twojej firmie pracują cudzoziemcy — dokumentacja kadrowa jest bardziej złożona niż przy zwykłych pracownikach. Trzeba pilnować terminów kart pobytu i zezwoleń na pracę, na czas aktualizować powiadomienia przy każdej zmianie warunków, prawidłowo zgłaszać pracowników do ZUS i utrzymywać porządek w umowach. Jeden przeterminowany dokument — i firmie grozi kara, a pracownikowi utrata legalnego statusu. Bierzemy kadry cudzoziemców na siebie: prowadzimy ewidencję terminów i przypominamy z wyprzedzeniem, wystawiamy i aktualizujemy zezwolenia, przygotowujemy dokumenty na kontrole. Nie przegapisz żadnego terminu i zabezpieczysz firmę przed karami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) i Straży Granicznej.
Na czym polega różnica przy pracownikach z zagranicy?
Polskie kadry dla cudzoziemców różnią się od standardowych — jest tu więcej dokumentów i ryzyka:
- Trzeba pilnować terminu karty pobytu — 30–45 dni przed jej końcem pracownik musi złożyć wniosek o nową, inaczej traci legalny status
- Trzeba pilnować terminu powiadomienia / oświadczenia / zezwolenia przez praca.gov.pl
- Przy zmianie wynagrodzenia lub stanowiska — nowe powiadomienie
- Raporty do ZUS i urzędu skarbowego (podatki.gov.pl) — z niuansami dla nierezydentów
- Kontrole (PIP) odwiedzają firmy z cudzoziemcami częściej
- Umowa z cudzoziemcem musi być z mocy prawa przetłumaczona na zrozumiały dla niego język
Co robimy?
- Przygotowujemy umowy — o pracę, cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło) — z tłumaczeniem na ukraiński lub rosyjski
- Zgłaszamy pracownika do ZUS
- Sporządzamy miesięczne raporty ZUS, PIT, IFT-1R
- Pilnujemy terminów kart pobytu i zezwoleń — przypominamy 60 dni przed końcem
- Przygotowujemy dokumenty na kontrole ZUS, PIP, US
- Naliczamy wynagrodzenia, świadczenia, zwolnienia lekarskie, urlopy
- Sporządzamy PIT-11 i IFT-1R dla pracowników co roku
Dla jakich firm to się przyda?
- Małe i średnie firmy zatrudniające 3–30 cudzoziemców
- Firmy IT z międzynarodowym zespołem
- Produkcja, magazyny, logistyka ze stałym zespołem ukraińskich pracowników
- Hotele, restauracje, handel detaliczny
- Firmy budowlane
Gdzie raportujemy za Ciebie?
Kadry cudzoziemca to regularna komunikacja od razu z kilkoma urzędami. Bierzemy ją na siebie:
- ZUS — zgłoszenia, miesięczne deklaracje, korekty składek
- Urząd skarbowy / podatki.gov.pl — PIT-11, IFT-1R, zaliczki za nierezydentów
- praca.gov.pl — powiadomienia i przedłużenia zezwoleń
- PIP — przygotowanie pakietu na wypadek kontroli legalności zatrudnienia
Jak wygląda współpraca?
Zwykle jest to miesięczny abonament — stała kwota za pakiet usług. Obejmuje umowy, ZUS, kontrolę terminów, konsultacje. Osobno rozliczane są tylko usługi jednorazowe (nowy pracownik, odrębna sytuacja).
Dla firm z 10+ pracownikami — dedykowany opiekun, bezpośredni kontakt w komunikatorze, miesięczny raport o wszystkich pracownikach.
Synchronizacja z Twoją księgowością. Często firma ma własną księgową od podatków firmy, a nam powierza wyłącznie „kadry cudzoziemców”. Łatwo się integrujemy: przekazujemy Twojej księgowej gotowe wyliczenia ZUS i wynagrodzeń.
Ile to kosztuje?
Wyceniamy indywidualnie — zależy od liczby pracowników, zakresu usług i regularności. Pierwszy miesiąc — próbny w obniżonej cenie, żebyś mógł ocenić, czy dobrze Ci się z nami współpracuje.
Przydatne oficjalne linki
Wszystkie linki otwierają się w nowej karcie:
- ZUS — ubezpieczenia społeczne i składki
- podatki.gov.pl — podatki, PIT-11, IFT-1R
- praca.gov.pl — zezwolenia, oświadczenia, powiadomienia
- Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) — kontrole zatrudnienia
- biznes.gov.pl — rejestr CEIDG (dla JDG)
FAQ
Czy możemy zostawić swoją księgową, a kadry powierzyć Wam?
Tak, to częsty model. Księgowa prowadzi finanse i podatki, my prowadzimy kadry dla cudzoziemców. Synchronizujemy się — przekazujemy księgowej wszystkie dane o wynagrodzeniach i raporty ZUS.
Czy pomagacie przy kontroli PIP?
Tak. Jeśli przychodzi kontrola — przygotowujemy dokumenty i doradzamy, jak odpowiadać. Dla stałych klientów jest to bezpłatne w ramach obsługi.
Jak szybko reagujecie na pytania?
W dni robocze — w ciągu kilku godzin. Dla klientów pakietowych jest dedykowany opiekun na Telegramie/WhatsAppie, który odpowiada osobiście.
Co, jeśli naszemu pracownikowi odmówiono przedłużenia karty pobytu?
Jeśli prowadzimy Twoją sprawę — piszemy odwołanie. Częstą przyczyną jest niekompletny pakiet dokumentów — poprawiamy go w tydzień–dwa.
Czy możecie przeprowadzić przejście pracownika z oświadczenia na jednolite zezwolenie?
Tak, to częsta sytuacja — najpierw oświadczenie, potem przechodzimy na stałą kartę pobytu z prawem do pracy. Przeprowadzamy to przejście bez przerwy w legalności.
Czy można zatrudnić Ukraińca na JDG (działalność gospodarczą)?
Tak. Ale od 2026 roku są nowe ograniczenia — JDG musi faktycznie prowadzić działalność, a nie być „słupem” do zatrudnienia. Wpis działalności można sprawdzić w CEIDG (biznes.gov.pl). Na konsultacji przyjrzymy się Twojej sytuacji.