Якщо у вашій фірмі працюють іноземці — кадрова документація складніша, ніж зі звичайними працівниками. Треба контролювати терміни карт побиту й дозволів на роботу, вчасно оновлювати powiadomienia при кожній зміні умов, правильно зголошувати працівників до ZUS і тримати в порядку договори. Один прострочений документ — і фірмі загрожує штраф, а працівнику — втрата легального статусу. Беремо кадри іноземців на себе: ведемо облік термінів і нагадуємо заздалегідь, оформлюємо й оновлюємо дозволи, готуємо документи до перевірок. Ви не пропустите жодного терміну і захистите бізнес від штрафів з боку Державної інспекції праці (PIP) та Прикордонної служби (Straż Graniczna).
У чому різниця для іноземних працівників?
Польські кадри для іноземців відрізняються від польських — тут більше документів і ризиків:
- Треба контролювати термін карти побиту — за 30–45 днів до закінчення працівник повинен подати на нову, інакше він стає нелегалом
- Треба контролювати термін powiadomienia / oświadczenia / zezwolenia через praca.gov.pl
- При зміні зарплати чи посади — нове powiadomienie
- Звіти в ZUS і податкову (podatki.gov.pl) — з нюансами для нерезидентів
- Інспекції (PIP) приходять до фірм з іноземцями частіше
- Договір з іноземцем за законом має бути перекладений на зрозумілу йому мову
Що ми робимо?
- Готуємо договори — трудові (umowa o pracę), цивільно-правові (zlecenie, dzieło) — з перекладом на українську чи російську
- Реєструємо працівника в ZUS
- Робимо щомісячні звіти ZUS, PIT, IFT-1R
- Контролюємо терміни карт побиту і дозволів — нагадуємо за 60 днів до закінчення
- Готуємо документи для перевірок ZUS, PIP, податкової (US)
- Розраховуємо зарплату, виплати, лікарняні, відпустки
- Готуємо PIT-11 і IFT-1R для працівників щорічно
Для яких фірм це корисно
- Малий і середній бізнес, який наймає 3–30 іноземців
- IT-фірми з міжнародним складом команди
- Виробництво, склади, логістика з постійним складом українських працівників
- Готелі, ресторани, рітейл
- Будівельні фірми
Куди ми звітуємо за вас?
Кадри іноземця — це регулярна комунікація одразу з кількома установами. Ми беремо її на себе:
- ZUS — зголошення, щомісячні декларації, корекції внесків
- Податкова / podatki.gov.pl — PIT-11, IFT-1R, авансові платежі за нерезидентів
- praca.gov.pl — powiadomienia та продовження дозволів
- PIP — підготовка пакету на випадок перевірки легальності працевлаштування
Як працює співпраця?
Зазвичай це місячна абонплата — фіксована сума за пакет послуг. Включає договори, ZUS, контроль термінів, консультації. Окремо тарифікуються тільки разові послуги (новий працівник, окрема ситуація).
Для фірм з 10+ працівниками — окремий менеджер, прямий контакт у месенджері, щомісячний звіт по всіх працівниках.
Синхронізація з вашою бухгалтерією. Часто фірма має свого бухгалтера для податків фірми, а нам віддає виключно «кадри іноземців». Ми легко інтегруємось: передаємо вашому бухгалтеру готові розрахунки по ZUS і зарплатах.
Скільки коштує?
Розраховуємо індивідуально — залежить від кількості працівників, набору послуг, регулярності. Перший місяць — пробний за зниженою ціною, щоб ви оцінили, чи вам комфортно з нами.
Корисні офіційні посилання
Усі посилання відкриваються в новій вкладці:
- ZUS — соціальне страхування і внески
- podatki.gov.pl — податки, PIT-11, IFT-1R
- praca.gov.pl — дозволи, oświadczenia, powiadomienia
- Державна інспекція праці (PIP) — перевірки працевлаштування
- biznes.gov.pl — реєстр CEIDG (для JDG/ФОП)
FAQ
Чи можемо ми залишити свого бухгалтера, а кадри віддати вам?
Так, це часта схема. Бухгалтер веде гроші і податки, ми ведемо кадри для іноземців. Синхронізуємось — даємо бухгалтеру всі дані про зарплати, ZUS-звіти.
Чи допомагаєте з інспекцією PIP?
Так. Якщо приходить інспекція — готуємо документи, консультуємо, як відповідати. Для постійних клієнтів — це безкоштовно в межах обслуговування.
Як швидко реагуєте на питання?
У робочі дні — протягом кількох годин. Для пакетних клієнтів є окремий менеджер у Telegram/WhatsApp, який відповідає особисто.
Що якщо нашому працівнику відмовили в продовженні карти побиту?
Якщо ми ведемо вашу справу — пишемо апеляцію. Часто причина в недостатньому пакеті документів — виправляємо за тиждень-два.
Чи можете оформити перевод працівника з oświadczenia на jednolite zezwolenie?
Так, це часта ситуація — спочатку oświadczenie, потім переходимо на постійну карту побиту з працею. Робимо цей перехід без перерви в легальності.
Чи можна найняти українця на ФОП (JDG)?
Так. Але з 2026 року є нові обмеження — JDG має реально вести діяльність, а не бути «прокладкою» для працевлаштування. Реєстр діяльності можна перевірити в CEIDG (biznes.gov.pl). На консультації подивимось вашу ситуацію.