Если в вашей фирме работают иностранцы — кадровая документация сложнее, чем с обычными работниками. Нужно контролировать сроки карт побыта и разрешений на работу, вовремя обновлять powiadomienia при каждом изменении условий, правильно регистрировать работников в ZUS и держать в порядке договоры. Один просроченный документ — и фирме грозит штраф, а работнику — потеря легального статуса. Берём кадры иностранцев на себя: ведём учёт сроков и напоминаем заранее, оформляем и обновляем разрешения, готовим документы к проверкам. Вы не пропустите ни одного срока и защитите бизнес от штрафов со стороны Государственной инспекции труда (PIP — Państwowa Inspekcja Pracy) и Пограничной службы (Straż Graniczna).
В чём разница для иностранных работников?
Польские кадры для иностранцев отличаются от обычных — здесь больше документов и рисков:
- Нужно контролировать срок карты побыта — за 30–45 дней до окончания работник должен подать на новую, иначе теряет легальный статус
- Нужно контролировать срок powiadomienia / oświadczenia / zezwolenia через praca.gov.pl
- При изменении зарплаты или должности — новое powiadomienie
- Отчёты в ZUS и налоговую (podatki.gov.pl) — с нюансами для нерезидентов
- Инспекции (PIP) приходят в фирмы с иностранцами чаще
- Договор с иностранцем по закону должен быть переведён на понятный ему язык
Что мы делаем?
- Готовим договоры — трудовые (umowa o pracę), гражданско-правовые (zlecenie, o dzieło) — с переводом на украинский или русский
- Регистрируем работника в ZUS
- Делаем ежемесячные отчёты ZUS, PIT, IFT-1R
- Контролируем сроки карт побыта и разрешений — напоминаем за 60 дней до окончания
- Готовим документы для проверок ZUS, PIP, налоговой (US)
- Рассчитываем зарплату, выплаты, больничные, отпуска
- Готовим PIT-11 и IFT-1R для работников ежегодно
Для каких фирм это полезно?
- Малый и средний бизнес, который нанимает 3–30 иностранцев
- IT-фирмы с международным составом команды
- Производство, склады, логистика с постоянным составом украинских работников
- Отели, рестораны, ритейл
- Строительные фирмы
Куда мы отчитываемся за вас?
Кадры иностранца — это регулярная коммуникация сразу с несколькими учреждениями. Берём её на себя:
- ZUS — регистрация, ежемесячные декларации, корректировки взносов
- Налоговая / podatki.gov.pl — PIT-11, IFT-1R, авансовые платежи за нерезидентов
- praca.gov.pl — powiadomienia и продления разрешений
- PIP — подготовка пакета на случай проверки легальности трудоустройства
Как работает сотрудничество?
Обычно это месячная абонплата — фиксированная сумма за пакет услуг. Включает договоры, ZUS, контроль сроков, консультации. Отдельно тарифицируются только разовые услуги (новый работник, отдельная ситуация).
Для фирм с 10+ работниками — отдельный менеджер, прямой контакт в мессенджере, ежемесячный отчёт по всем работникам.
Синхронизация с вашей бухгалтерией. Часто у фирмы есть свой бухгалтер для налогов фирмы, а нам она отдаёт исключительно «кадры иностранцев». Мы легко интегрируемся: передаём вашему бухгалтеру готовые расчёты по ZUS и зарплатам.
Сколько стоит?
Рассчитываем индивидуально — зависит от количества работников, набора услуг и регулярности. Первый месяц — пробный по сниженной цене, чтобы вы оценили, комфортно ли вам с нами.
Полезные официальные ссылки
Все ссылки открываются в новой вкладке:
- ZUS — социальное страхование и взносы
- podatki.gov.pl — налоги, PIT-11, IFT-1R
- praca.gov.pl — разрешения, oświadczenia, powiadomienia
- Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) — проверки трудоустройства
- biznes.gov.pl — реестр CEIDG (для JDG/ФЛП)
FAQ
Можем ли мы оставить своего бухгалтера, а кадры отдать вам?
Да, это частая схема. Бухгалтер ведёт финансы и налоги, мы ведём кадры для иностранцев. Синхронизируемся — передаём бухгалтеру все данные о зарплатах и отчёты ZUS.
Помогаете ли с инспекцией PIP?
Да. Если приходит инспекция — готовим документы и консультируем, как отвечать. Для постоянных клиентов это бесплатно в рамках обслуживания.
Как быстро реагируете на вопросы?
В рабочие дни — в течение нескольких часов. Для пакетных клиентов есть отдельный менеджер в Telegram/WhatsApp, который отвечает лично.
Что, если нашему работнику отказали в продлении карты побыта?
Если мы ведём ваше дело — пишем апелляцию. Часто причина в недостаточном пакете документов — исправляем за неделю-две.
Можете ли оформить перевод работника с oświadczenia на jednolite zezwolenie?
Да, это частая ситуация — сначала oświadczenie, потом переходим на постоянную карту побыта с правом на работу. Делаем этот переход без перерыва в легальности.
Можно ли нанять украинца на ФЛП (JDG)?
Да. Но с 2026 года есть новые ограничения — JDG должно реально вести деятельность, а не быть «прокладкой» для трудоустройства. Запись о деятельности можно проверить в CEIDG (biznes.gov.pl). На консультации посмотрим вашу ситуацию.